Using data systems to conduct health research in the Caribbean: challenges during the COVID-19 pandemic

Abstract

[ABSTRACT]. We aimed to assess how control measures during the coronavirus disease 2019 (COVID-19) pandemic affected the metabolic health of people with noncommunicable diseases when severe restrictions on movement and safety concerns prevented the use of traditional methods of health data collection. To identify study participants, we attempted to use hospital laboratory databases in Jamaica, Barbados, and Trinidad and Tobago. We planned to contact participants by telephone for verbal consent to complete a questionnaire and to extract health information (blood pressure and anthropometric data) from their medical records. In this article, we describe the challenges of collecting data from hospital systems to conduct this research during COVID-19. Only one of the four hospitals selected had dedicated information technology personnel able to access laboratory data systems for sampling. When laboratory data were obtained through the commercial vendor, the lack of unique identifiers made it difficult to link these reports to medical records containing contact information. Outdated telephone contact information limited our ability to recruit potential participants identified by this method. Three of four hospitals used paper records requiring manual chart review. There was inconsistent recording of biomedical data on medical record abstraction. As restrictions lifted, we resorted to traditional methods of recruitment to complete data collection. Strengthening routine data collection and implementing standardized, accessible, electronic data systems are essential to generate actionable health data in the Caribbean.

[RESUMEN]. Nuestro objetivo fue evaluar el modo en el que las medidas de control aplicadas durante la pandemia de enfermedad por el coronavirus del 2019 (COVID-19) afectaron la salud metabólica de las personas con enfermedades no transmisibles cuando las restricciones estrictas de movilidad y la preocupación respecto a la seguridad impidieron el uso de los métodos tradicionales de recopilación de datos de salud. Para seleccionar a las personas participantes en el estudio, utilizamos bases de datos de laboratorios hospitalarios de Barbados, Jamaica, y Trinidad y Tabago. Contactamos con las personas participantes por teléfono para recabar su consentimiento verbal para completar un cuestionario y su permiso para obtener información sobre su salud (presión arterial y datos antropométricos) a partir de las historias clínicas. En este artículo describimos los desafíos que comportó la recopilación de datos procedentes de los sistemas hospitalarios para realizar esta investigación durante la pandemia de COVID-19. Solo uno de los cuatro hospitales seleccionados disponía de personal especializado en tecnología de la información que podía acceder a los sistemas de datos de laboratorio para el muestreo. Cuando se obtuvieron datos de laboratorio a través del proveedor comercial, la falta de un número único de identificación dificultó la vinculación de estos informes con las historias clínicas en las que constaba la información de contacto. La falta de actualización de la información de contacto telefónica limitó nuestra capacidad para incluir a posibles participantes seleccionados con este método. Tres de los cuatro hospitales utilizaban registros en papel que requerían el examen manual de la historia clínica. No había un registro uniforme de los datos biomédicos en el resumen de las historias clínicas. A medida que se levantaron las restricciones, recurrimos a métodos tradicionales de selección para completar la recopilación de datos. El fortalecimiento de la recopilación sistemática de datos y la implementación de sistemas de datos electrónicos estandarizados y accesibles son esenciales para obtener datos de salud útiles en el Caribe.

[RESUMO]. Nosso objetivo era avaliar como as medidas de controle adotadas durante a pandemia de COVID-19 afetaram a saúde metabólica de pessoas com doenças não transmissíveis quando restrições severas ao trânsito de pessoas e preocupações com a segurança impediram o uso de métodos tradicionais de coleta de dados de saúde. Para identificar os participantes do estudo, buscamos usar bases de dados de laboratórios hospitalares de Barbados, Jamaica e Trinidad e Tobago. Nossa abordagem consistia em contatar os participantes por telefone a fim de obter consentimento verbal para responder a um questionário e extrair informações de saúde (pressão arterial e dados antropométricos) de seus prontuários médicos. Neste artigo, descrevemos as dificuldades em coletar dados de sistemas hospitalares para realizar essa pesquisa durante a COVID-19. Apenas um dos quatro hospitais selecionados contava com pessoal dedicado à tecnologia da informação capaz de acessar os sistemas de dados laboratoriais para amostragem. Quando os dados laboratoriais foram obtidos junto ao fornecedor comercial, a falta de identificadores únicos dificultou a vinculação desses relatórios aos prontuários clínicos com as informações de contato. Informações de contato telefônico desatualizadas limitaram nossa capacidade de recrutar possíveis participantes identificados por esse método. Três dos quatro hospitais documentavam os registros em papel, o que exigia uma revisão manual dos prontuários. Verificaram-se inconsistências nos registros de dados biomédicos durante a extração de informações dos prontuários. Com o fim das restrições, recorremos aos métodos tradicionais de recrutamento para concluir a coleta de dados. O fortalecimento da coleta de dados de rotina e a implementação de sistemas eletrônicos de dados padronizados e acessíveis são essenciais para gerar dados de saúde acionáveis no Caribe.