Using data from routine health information systems as a public good in Trinidad and Tobago

Abstract

[ABSTRACT]. Objectives. This study aimed to explore the use of data from routine health information systems (RHIS) as a public good in Trinidad and Tobago, the challenges faced in doing this and opportunities for strengthening the health information system. Methods. For this descriptive qualitative study, purposive sampling was utilized to recruit 19 people who used or produced RHIS data. Online interviews were conducted via Zoom, and all interviews were recorded and transcribed. Pseudonyms were used to protect participants’ identity. Transcripts were cleaned and analyzed using Dedoose (v. 9.0.17; Dedoose, Los Angeles, CA, USA). Results. There was significant underutilization of RHIS data as a public good, primarily due to challenges related to data access and quality. Access to the data was stymied by burdensome bureaucratic processes, paper-based recording and storage systems, and ownership and security concerns. Data quality was adversely affected by a lack of standardized data collection forms and processes, staff training, data completeness, and also by technological and infrastructural constraints. Key opportunities for increasing the use of Trinidad and Tobago’s RHIS data would include addressing the need for a national electronic health information system, ensuring adequate training for staff involved in data management, and developing a comprehensive monitoring and evaluation plan. Conclusions. Data quality and access must be improved to enable greater use of RHIS data as a public good in Trinidad and Tobago. The planned change from a paper-based to a national electronic data recording and storage system must be expedited, and it should be accompanied by the standardization of processes, and investments in adequate staffing and timely training. Appropriate technological and infrastructural support, as well as an improved data governance system, are also required.

[RESUMEN]. Objetivos. Este estudio tuvo como objetivo explorar el uso de los datos de los sistemas de información de salud habituales como un bien público en Trinidad y Tabago, los desafíos que ello supone y las oportunidades que brinda para el fortalecimiento del sistema de información de salud. Métodos. En este estudio cualitativo descriptivo se utilizó un muestreo dirigido para reclutar a 19 personas que usaban o generaban datos de sistemas de información de salud habituales. Se realizaron entrevistas en línea mediante Zoom y todas ellas se grabaron y transcribieron. Se utilizaron seudónimos para proteger la identidad de los participantes. Las transcripciones se depuraron y analizaron con Dedoose (v. 9.0.17; Dedoose, Los Ángeles, CA, EE. UU.) Resultados. Había una importante infrautilización de los datos de los sistemas de información de salud habituales como bien público debido, ante todo, a problemas relacionados con el acceso a los datos y con su calidad. El acceso a los datos se veía obstaculizado por los procesos burocráticos engorrosos, los sistemas de registro y almacenamiento en papel y los problemas respecto a su propiedad y seguridad. La calidad de los datos se veía dificultada por la falta de formularios y procesos estandarizados para la recopilación de datos, capacitación del personal y exhaustividad de los datos, así como por limitaciones tecnológicas y de infraestructura. Entre las principales oportunidades existentes para aumentar el uso de los datos de sistemas de información de salud habituales en Trinidad y Tabago se encontrarían las de abordar la necesidad de un sistema nacional de información de salud electrónico, garantizar una capacitación adecuada para el personal implicado en la gestión de datos y elaborar un plan integral de seguimiento y evaluación. Conclusiones. Es preciso mejorar la calidad de los datos y de la forma de acceder a ellos para permitir un mayor aprovechamiento de los datos de los sistemas de información de salud habituales como bien público en Trinidad y Tabago. Se debe acelerar la transición prevista de un sistema de registro y almacenamiento de datos en papel a un sistema electrónico nacional; esto debe ir acompañado de una estandarización de los procesos y de inversiones para una dotación de personal adecuada, así como de capacitación en el momento oportuno. También es necesario contar con el apoyo tecnológico y de infraestructuras adecuado, junto con un mejor sistema de gobernanza de datos.

[RESUMO]. Objetivos. Este estudo teve como objetivo explorar o uso de dados dos sistemas de informações em saúde de rotina (RHIS, na sigla em inglês) como um bem público em Trinidad e Tobago, os desafios existentes e as oportunidades para fortalecer o sistema de informações em saúde. Métodos. Neste estudo qualitativo descritivo, foi utilizada amostragem intencional para recrutar 19 pessoas que usassem ou produzissem dados de RHIS. As entrevistas on-line foram realizadas via Zoom, e todas as entrevistas foram gravadas e transcritas. Foram usados pseudônimos para proteger a identidade dos participantes. As transcrições foram limpas e analisadas com o Dedoose (v. 9.0.17; Dedoose, Los Angeles, CA, EUA). Resultados. Havia grande subutilização dos dados de RHIS como um bem público, principalmente devido aos desafios relacionados ao acesso aos dados e à sua qualidade. O acesso aos dados era dificultado por processos burocráticos onerosos, sistemas de registro e armazenamento em papel e preocupações com a propriedade e a segurança. A qualidade dos dados foi afetada negativamente pela falta de formulários e processos padronizados de coleta de dados, capacitação da equipe e completude dos dados, além de restrições tecnológicas e de infraestrutura. Algumas das oportunidades cruciais para aumentar o uso de dados de RHIS de Trinidad e Tobago incluem resolver a necessidade de um sistema nacional de informações eletrônicas em saúde, garantir uma capacitação adequada para a equipe envolvida no gerenciamento dos dados e elaborar um plano abrangente de monitoramento e avaliação. Conclusões. É preciso melhorar a qualidade dos dados e o acesso a eles de forma a permitir a ampliação do uso de dados de RHIS como um bem público em Trinidad e Tobago. Os planos de transição de um sistema de registro e armazenamento de dados em papel para um sistema nacional de registro e armazenamento eletrônico de dados devem ser acelerados, e isso deve estar aliado à padronização dos processos e a investimentos em uma força de trabalho adequada e em capacitação oportuna. Também é necessário dispor de suporte tecnológico e de infraestrutura adequado, bem como um sistema aprimorado de governança de dados.